Estoril bei Lissabon - Hier entstand dieser Artikel

Eines habe ich mit den Geschäftsführern und Selbständigen dieser Welt sicher gemein: Wir sind für unser Unternehmen unabkömmlich – oder halten uns jedenfalls dafür. Und oft stimmt das wahrscheinlich auch. Bei einem Ein-Frau/Mann-Betrieb geht ohne den Einzelkämpfer nichts. Bei größeren Teams braucht es einen, der den Blick für das große Ganze hat und die wichtigen Entscheidungen fällt. Fehlt der, herrscht schnell Stillstand.

Urlaub wird für den Captain zwangsläufig zur Rarität oder gar zum Fremdwort. Auf Dauer ein ungesunder Zustand. Dabei gibt es in der modernen Arbeitswelt alle Technologien, die das Arbeiten außerhalb des Büros möglich machen und die Work-Life-Balance ins Gleichgewicht bringen können. Da sollte sich ein Auslandsaufenthalt mit Sightseeing und Entspannung doch mit der Koordination des Geschäftsbetriebs zu Hause kombinieren lassen. In meinem Artikel „Der Arbeitsplatz der Zukunft“ klang das Thema schon einmal in der Theorie an. Aber funktioniert das wirklich?

Dieser Frage bin ich nachgegangen und habe mich für sieben Wochen nach Portugal, nahe Lissabon, verabschiedet. Im Gepäck habe ich Laptop und Telefon. In meiner Wohnung in Portugal gibt es Blick auf den Atlantik und vor allem einen guten Internetanschluss. Dank Voice over IP bin ich weiterhin unter meiner bayerischen Büronummer für Kollegen und Kunden erreichbar. Die Zusammenarbeit mit meinen Jungs zu Hause gestaltet sich einfach, denn die nötigen Kommunikationstools wie E-Mail, Kalender und Detailverwaltung liegen zentral in der Cloud. Teambesprechungen machen wir, statt am Schreitisch, via Telefonkonferenz.

Neben diesen technologischen Voraussetzungen braucht es noch kompetente und selbständig arbeitende Kollegen auf die man sich verlassen kann. Der eigene Arbeitsplatz sollte übrigens mit Computer und Telefon auskommt. Nur dann lässt er sich in einen Koffer packen und um die Welt transportieren.

Gut vier Wochen meines „Arbeits-Urlaubs“ sind jetzt vorbei und das Zwischenfazit fällt durchweg positiv aus. Lissabon und Umgebung haben ohne Zweifel viel zu bieten. Diese Erkenntnis ist sicher nicht neu und wenig überraschend. Wie produktiv man allerdings in dieser angenehmen Atmosphäre arbeiten kann, hat mich positiv überrascht. Schöne neue Welt.

Aber der Reihe nach:
Seit geraumer Zeit sind wir als Anbieter von virtuellen VoIP-Telefonanlagen bekannt. Wir haben als einer der Ersten – lange vor den großen Playern – diese innovative Art der Telefonanlage für KMU in Deutschland angeboten. In der Vergangenheit haben wir uns vor allem um Betrieb und Verbesserung des Systems gekümmert. Deshalb wird die virtuelle Telefonanlage auch weiterhin unser Kernprodukt bleiben.
Heute geben wir offiziell bekannt, dass unser Portfolio um eine Groupware erweitert wird. Was das ist?

“Als Groupware bzw. Gruppen-Software (auch kollaborative Software) bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg. Groupware ist die Umsetzung der theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, Abkürzung CSCW) in eine konkrete Anwendung.” Quelle: Wikipedia

Eine Groupware bietet üblicherweise Funktionen wie E-Mail, Kalender, Kontakt- und Aufgabenverwaltung und einiges mehr. Um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern, lassen sich die verschiedensten Elemente für Kollegen freigeben. Die bekanntesten Vertreter solcher Lösungen sind Microsoft Exchange und Lotus Notes.
Wir glauben, dass wir etwas besseres als diese etwas angestaubten Systeme im Köcher haben. Unsere Wahl für das Groupware-System fiel auf den Zimbra Collaboration Server von VMware. Neben einer großartigen Umsetzung der genannten Standard-Funktionen, bietet die Software noch einiges mehr. Mit Chat, Dokumentenmanagement und der Einbindung von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets lässt sich die Kommunikation im Unternehmen weiter optimieren. Mit der Bedienung über die Browseroberfläche, die sich wie eine installierte Anwendung anfühlt, ist Zimbra technologisch absolut auf der Höhe der Zeit. Durch die Bereitstellung der Groupware als Cloud-Service, können Sie ohne Installation und mit minimalem Konfigurationsaufwand sofort loslegen. Um Betrieb, Wartung, Updates etc. kümmern wir uns.

Und was uns in den letzten Wochen und Monaten lange Nächte beschert hat, ist die Integration von Telefonanlage und der Groupware. Wir führen die beiden Systeme so zusammen, dass eine ganzheitliche Kommunikationsplattform entsteht. Konkret erkennen lässt sich das an den zusätzlichen Funktionen die geschaffen werden. Telefonnummern in E-Mails und von Kontakten werden automatisch erkannt und können mit einem Mausklick über die Telefonanlage angerufen werden. Außerdem steht eine einheitliche, zentrale Kontaktdatenbank für PC, Smartphone und Tischtelefon zur Verfügung. Bei eingehenden Anrufen wird automatisch der Name des Anrufers aus den gespeicherten Kontakten am Telefon angezeigt. Und das ist erst der Anfang.

Unter dem Strich können Sie mit dem virtuellen Büro die Kommunikation in Ihrem Unternehmen perfektionieren. Es stehen immer alle Daten, sowie der optimale Kommunikationskanal zur Verfügung. Sie telefonieren, mailen und chatten mit Ihren Kollegen unabhängig von Ort und Zeit. Alle Anwendungen funktionieren auf einer Vielzahl von Endgeräte wie PC, Mac, Smartphone und Tablet. Und weil das volle Potenzial dieser vielfältigen Möglichkeiten nur dann ausgeschöpft werden kann, wenn die Bedienung einfach und intuitiv funktioniert, ist das unsere oberste Prämisse bei der Entwicklung.

Unser virtuelles Büro (inkl. Groupware) wird voraussichtlich ab Ende des ersten Quartals 2012 zur Verfügung stehen. Bei Interesse können Sie sich bereits vorab auf der Produktseite unserer Homepage registrieren und werden über alle Neuigkeiten auf dem Laufenden gehalten.

vio:networks wurde anfangs als Einzelunternehmen im bayerischen Sulzbach-Rosenberg geführt und trat seinerzeit als einer der ersten Anbieter innovativer Telefonanlage in der Cloud auf. Von der “Cloud” respektive von “Cloud Computing” sprach damals noch niemand. Um der stetigen Entwicklung unseren Projekts Rechnung zu tragen und die Grundlage für weiteres Wachstum in der Zukunft zu schaffen, wurde Mitte 2010 die vio:networks GmbH gegründet. Bei dieser Gelegenheit haben wir uns auch gleich einen neuen Look verpasst:

Das Unternehmen ist bis heute inhabergeführt und gänzlich aus eigenen Mitteln finanziert. Unser Firmensitz befindet sich nach wie vor in Bayern. Den Großteil unserer technischen Infrastruktur betreiben wir in Nürnberg. Die Entwicklung unserer Software erledigen wir in Berlin. Dort arbeiten wir in einer Art mondernem Gemeinschaftsbüro, dem betahaus, an unserem “Next Big Thing”.

Meine Kollegen und ich kommen überwiegend aus dem Technik-Bereich. Eine gute Mischung aus Hard- und Softwarespezialisten garantiert ein rundes Angebot. Und eine gewisse Affinität zu den Zahlen 0 und 1 kann keiner von uns verleugnen :). Wir haben uns auf die Fahnen geschrieben, mit innovativer Technologie den Arbeitsalltag unserer Kunden signifikant zu verbessern. Konkret möchten wir mit unseren Angeboten die Kommunikation in kleinen und mittelständischen Unternehmen perfektionieren. Der Schlüssel liegt unserer Meinung nach in der Cloud. Software-as-a-Service ist DAS Modell, wie unsere Zielgruppe in Zukunft ihre benötigten IT-Services bezieht.

Bisher sind wir auf auf unsere virtuelle Telefonanlage spezialisiert und bieten diese unter dem Namen “vio:pbx” Geschäftskunden aus ganz Deutschland an (einen kleine Auszug aus unserer Kundenliste gibt es hier). Die Telefonanlage betreiben wir für den Kunden im Rechenzentrum. Der Nutzer braucht kein eigenes TK-System, sondern kann sich mit einem VoIP-Telefone oder via Laptop und Headset über eine Internetleitung mit unserer Telefonanlage verbinden und darüber telefonieren. Mittelfristig planen wir die Telefonanlage auszubauen und neben der Telefonie weitere Kommunikationskanäle wie Mail, Chat etc. anzubieten. Mehr möchte ich dazu heute nicht verraten. In Kürze gibt es hier im Blog mehr Infos zu diesem Thema.

Zum Schluss ein kurzes Video, in dem wir uns vorstellen und unsere Motive erklären:

Bild: Jason Pratt

Hier zwei Zitate aus verschiedenen Quellen, die versuchen sich dem Begriff Cloud Computing zu nähern:

Cloud Computing umschreibt den Ansatz, abstrahierte IT-Infrastrukturen (z. B. Rechenkapazität, Datenspeicher, Netzwerkkapazitäten oder auch fertige Software) dynamisch an den Bedarf angepasst über ein Netzwerk zur Verfügung zu stellen.

- Quelle: Wikipedia

Cloud Computing steht für einen Pool aus abstrahierter, hochskalierbarer und verwalteter IT-Infrastruktur, die Kundenanwendungen vorhält und falls erforderlich nach Gebrauch abgerechnet werden kann.

- Quelle: Forrester Research

Sie merken, es handelt sich um ein weites Feld. Streng genommen nutzt jeder bereits Cloud Computing, der eine E-Mail-Adresse besitzt und den dafür nötigen E-Mail-Server nicht selbst betreibt, sonder Anbieter wie web.de, gmx.de oder t-online nutzt. Um das Thema greifbarer zu machen, unterteilt man Cloud-Dienste in technische und organisatorische Kategorien.

Die technische Unterscheidung sieht folgendermaßen aus:

Infrastruktur. Als Infrastructure-as-a-Service (IaaS) bezeichnet man Angebote, bei denen der Nutzer Rechenleistung in Form von virtuellen Servern bei einem Anbieter mietet. Im Unterschied zu lange erhältlichen Root- oder vServern, sind die Ressourcen der gemieteten Rechnerinstanzen stark skalierbar. So lässt sich verfügbare Rechenleistung sehr einfach für einen kurzen Zeitraum erhöhen. Beispiele für IaaS-Anbieter sind Amazon mit der Elastic Compute Cloud (EC2) oder Rackspace.

Plattform. Plattform-as-a-Service (Paas) Angebote richten sich an Anwendungsentwickler. Sie bieten dem Nutzer eine Umgebung, auf der er seine Anwendungen
ausführen kann. Im Gegensatz zu IaaS Lösungen kommt der Benutzer nicht mit den Recheninstanzen, auf denen der Service läuft, in Berührung. Er muss sich
nicht um die Administration der Plattform kümmern. Beispiele sind Windows Azure von Microsoft oder Google’s App Engine.

Anwendung. Software-as-a-Service (SaaS) stellt bestehende Applikationen zur Verfügung. Der Nutzer ist reiner Anwender von Programmen, die bisher üblicherweise auf seinem eigenen Rechner installiert waren und jetzt im Rechenzentrum des Anbieters laufen. Beispiele für SaaS ist Office 365 von Microsoft oder die CRM-Lösung von salesforce.

Bild: Wikipedia

Cloud-Angebote aus den Kategorien Infrastruktur und Plattform richten sich hauptsächlich an Nutzer aus dem IT-Bereich, wohingegen die Software-as-a-Service Dienste meist auf Endanwender zielen. Wie erwähnt lassen sich Cloud-Dienste neben technischen auch in organisatorische Kategorien unterteilen. Hierbei kennt man die folgenden beiden Modelle:

Public Cloud. Stellt ein Anbieter seine Dienstleistung über ein öffentliches Netz, wie dem Internet zur Verfügung, bezeichnet man diesen Service als Public Cloud. Diese Angebote können von beliebigen Personen und Unternehmen genutzt werden.

Private Cloud. Betreibt ein Unternehmen Cloud-Dienste exklusiv für seine eigenen Mitarbeiter, spricht man von einer Private Cloud. Die Öffentlichkeit ist von diesen Angeboten ausgeschlossen.

Die Mehrheit der Menschen wird vor allem mit öffentlich zugänglichen Cloud-Angeboten, bei denen Software zur Verfügung gestellt wird (Public Cloud/SaaS), in Berührung kommen. Sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Umfeld. Die Vor- und Nachteile sowie andere Aspekte des Cloud Computings, werden wir mit zukünftigen Beiträgen in diesem Blog näher beleuchten.

Bild: Giorgio Montersino/flickr

Dieser Post ist ein Beitrag zur Blog-Parade die von netmedia veranstaltet wird. Auf Grundlage meiner eigenen Erfahrungen und meiner persönlichen Arbeitsweise versuche ich im Folgenden einen Ausblick darauf zu geben, wie sich der Arbeitsplatz in Zukunft entwickeln wird.

Mobilität ist nach meiner Ansicht das entscheidende Schlagwort, wenn es darum geht, wie wir in Zukunft arbeiten. Meine Kollegen und ich praktizieren das schon heute recht exzessiv. Wir arbeiten verteilt auf Bayern und Berlin, mal im Home-Office, mal in einer Art Gemeinschaftsbüro. Teambesprechungen finden in terminlich vereinbarten Telefonkonferenzen statt. E-Mail und Chat unterstützen die Kommunikation im Arbeitsalltag.

Man muss selbstverständlich differenzieren. Das produzierende Gewerbe beispielsweise wird weiterhin auf Arbeitsmittel und eine Umgebung angewiesen sein, die nicht beliebig an jedem Ort verfügbar ist. Aber wer Telefon und Computer seine Werkzeuge nennt, für den entstehen gerade die idealen Bedingungen um flexibel und vor allem mobil zu arbeiten. Die treibende Kraft hinter diesem Trend ist der Ausbau von schnellen Internetzugängen. Damit lassen sich viele Anwendungen, wie Telefonanlage, Mail, Kalender, ERP- und CRM-Software etc. in die Cloud auslagern und als Service von spezialisierten Dienstleistern beziehen. Die Nutzung dieser zentral im Internet bereitgestellten Dienste funktioniert unabhängig von Ort und Zeit und ermöglicht die Zusammenarbeit der Mitarbeiter über die Grenzen des Firmengrundstücks hinaus. Neue Geräteklassen, wie Smartphones oder Tablets tun ihr Übriges, um den Telearbeitsplatz vom Büro zu entkoppeln.

Vor allem die Arbeitnehmer wünschen sich mehr Flexibilität. Laut einer Umfrage des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) wollen 67 % der Befragten mindestens an einigen Tagen im Home-Office arbeiten oder tun dies bereits. Die Vorteile dieses Modells liegen auf der Hand: Der Mitarbeiter spart sich den Arbeitsweg und bekommt die nötige Flexibilität, um Beruf und Familie besser in Einklang zu bringen. Der Arbeitgeber profitiert von geringeren Kosten für den Arbeitsplatz und kann Fachkräfte langfristig an sich binden.

Dennoch sind es vor allem die Arbeitgeber, die auf die Bremse treten. Es bedarf eines gewissen Vertrauensvorschusses gegenüber den Mitarbeitern. Der Chef muss die Zügel zwangsläufig lockern und hat nicht mehr die ständige Kontrolle über seine Angestellten. Traditionell wird Arbeitsleistung an den im Büro zugebrachten Stunden gemessen. An dieser Stelle ist Umdenken gefragt. Eine ergebnisorientierte Bewertung der Arbeitsleistung ist letztlich auch aus unternehmerischer Sicht sinnvoll.

Bei aller Euphorie sollten die Gefahren eines zeitlich und räumlich flexiblen Arbeitsplatzes nicht verschwiegen werden. Viele Zu-Hause-Arbeiter klagen über ein Verschwimmen der Grenze zwischen Beruf und Freizeit. Einige sehen die Work-Life-Balance in Gefahr. Die ständige Erreichbarkeit für Kollegen und Vorgesetzte kann zum Dauerstress ausarten. Schnell ist die neue Volkskrankheit Burnout Gegenstand der Diskussion. Deshalb ist ein bewusster Umgang mit der neu gewonnenen Freiheit nötig. Das Smartphone muss gelegentlich ausgeschaltet und das Mail-Programm geschlossen werden. Nur so lässt sich auch die Qualität des Arbeitsplatzes der Zukunft erhöhen.

Unsere virtuelle Telefonanlage (man liest manchmal auch die Bezeichnungen IP-Centrex oder hosted PBX) arbeitet mit Voice over IP. Dabei wird im Gegensatz zur klassischen Telefonie kein Analog- oder ISDN-Anschluss benötigt, sondern eine Datenleitung, wie z. B. ein DSL-Anschluss. Die Übertragung der Sprache wird über das Internetprotokoll (IP) abgewickelt. Dadurch wird die Telefonie unabhängig von einer bestimmten Leitung. Es kann an “irgendeinem” Internetanschluss telefoniert werden.  Es spielt keine Rolle, ob sich der Nutzer im Büro, im Homeoffice oder im Hotel in Italien aufhält. Verfügt ein Unternehmen über mehrere Standorte, lässt sich unternehmensweit das gleiche TK-System nutzen.

Die Telefonanlage selbst wird bei uns im Rechenzentrum betrieben, gewartet und aktualisiert. Der Kunde bezieht die Anlage sozusagen als Service aus dem Internet. Ob zum Telefonieren ein Tischtelefon, ein PC mit Headset oder eine Mischform aus beidem benutzt wird, bleibt jedem selbst überlassen. Auch die Einbindung von Smartphones, wie dem iPhone oder Geräte, die mit dem Android-Betriebssystem arbeiten, ist möglich. Und selbstverständlich bekommen unseren Kunden Rufnummernblöcke aus ihrem Ortsnetz.

Funktional ist das System absolut auf der Höhe der Zeit und vergleichbar mit Telefonie-Lösungen für große Konzerne. Neben den grundlegenden Eigenschaften einer Telefonanlage wie Anrufrouting, Weiterleitungen, Anrufbeantworter etc., finden sich Profi-Funktionen wie Zeitsteuerung, interaktives Sprachmenü und Konferenzräume mit bis zu 30 Teilnehmern. Das alles gibt es schon ab zwei genutzen Telefonen.

Auf kaufmännischer Seite setzten wir auf das “pay as you use” Prinzip. Die monatliche Grundgebühr richtet sich nach der Anzahl der genutzten Telefone (die nennen wir Nebenstellen). Diese Anzahl lässt sich je nach Bedarf flexibel aufstocken oder reduzieren. Man bezahlt, was man benutzt.

Mein Kollege Dominik hat auf der diesjährigen IT-Profits die virtuelle Telefonanlage präsentiert. Er geht darin auf weitere Aspekte ein und gibt Tipps auf was bei der Einführung zu achten ist. Hier das Video seiner Präsentation.

Zugegeben, es ist nichts Besonderes mehr wenn Unternehmen ein virtuelles Tagebuch schreiben. Wir hatten bisher allerdings keins und jetzt haben auch wir ein Blog. Es gibt die unterschiedlichsten Motive ein Blog zu starten. Von reinem Mitteilungsbedürfnis über Imagepflege bis hin zur Suchmaschinenoptimierung führen Schreiberlinge diverse Argumente für das Veröffentlichen von Texten im Internet an. Ein bisschen was von allem schwingt sicher auch bei uns mit. Hauptsächlich wollen wir aber unsere Kunden und Partner sowie die geneigte Internetgemeinde über verschiedenste Themen informieren und manchmal auch unsere ganz persönliche Sicht auf die Dinge schildern. Außerdem hat das Blog die Aufgabe unser Unternehmen transparenter zu machen. Wir möchten Einblick in unseren Alltag geben und begründen, warum wir welche Entscheidungen treffen. Durch einen möglichen Dialog mit Kunden und Partnern auf dieser Plattform, erhoffen wir uns Produkte und Prozess verbessern zu können.

Ohne das Korsett zu eng zu schnüren möchte ich einen konkreten Ausblick geben, was Sie in unregelmäßigen Abständen an dieser Stelle erwartet bzw. mit welchen Fragen wir uns beschäftigen wollen:

Wer ist vio:networks? Wir beleuchten Menschen und Gesichter hinter vio:networks, Kunden und Partner von vio:networks sowie die Umgebung in der wir täglich arbeiten.

Was macht vio:networks? Neue Entwicklungen, Verbesserungen, Präsentationen und Erklärungen rund um unsere Produkte und Services werden wir hier vorstellen.

Was uns bewegt? Wir arbeiten praktisch im Internet. Das ist der lebendigste und faszinierendste Arbeitsplatz den ich mir vorstellen kann. Wir möchten über spannende Trends im Netz berichten und unsere Meinung dazu kundtun. Den Fokus legen wir auf Angebote und Entwicklungen für kleine und mittelständische Unternehmen.

Eine Bitte zum Schluss: Seien Sie nicht zu streng mit uns :). Hier schreiben Programmierer, Geschäftsführer und Techniker. Wir sind keine professionellen Autoren oder Journalisten. Im Reich der Lyrik und bei den Feinheiten der deutschen Sprache (inklusive aller nötigen Anglizismen) sind wir bestenfalls interessierte Laien. Unsere Kernkompetenz liegt woanders. Trotzdem bemühen wir uns nach Kräften!

Bleibt mir noch Ihnen in Zukunft viel Freude beim Lesen unseres Blogs zu wünschen.